Zarządzanie zespołem to wyzwanie samo w sobie. Zarządzanie zespołem wirtualnym i zwiększanie jego efektywności dodaje zupełnie nowy poziom trudności dla liderów zespołu. Muszą oni upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu pracują produktywnie, utrzymując przy tym zdrową atmosferę pracy i wysoki poziom motywacji. Wszystko to dzieje się wirtualnie, bez kontaktu na żywo, czy fizycznego dzielenia pokoju. Dlatego do zarządzania zespołem wirtualnym potrzebny jest specyficzny zestaw umiejętności.

Jeśli chcesz zbudować i zarządzać wydajnym zespołem wirtualnym, ale nie jesteś pewien, czy podołasz temu wyzwaniu, mamy dla Ciebie wsparcie. W poniższym przewodniku przedstawiamy 7 istotnych wskazówek dotyczących zarządzania efektywnością zespołu wirtualnego, który osiąga wyniki i pozostaje na szczycie każdego zadania.

Oto jak zarządzać wydajnym zespołem wirtualnym.

7 sposobów na zwiększenie efektywności zespołu wirtualnego

1. Ustanowienie solidnej komunikacji

Bez solidnej komunikacji efektywność zespołu wirtualnego spada do niskiego poziomu.

Dlatego najpierw musisz się upewnić, że Ty i Twój zespół nawiązaliście silną, stabilną komunikację. Wiąże się to z:

• możliwość szybkiego i wygodnego dotarcia do siebie nawzajem
• regularne komunikowanie się za pomocą czatu, wideo, poczty elektronicznej lub w inny sposób
• pozostawanie w kontakcie przez cały czas
• wspieranie się nawzajem w godzinach pracy

Wybierz odpowiednie środki komunikacji i ustal zasady codziennego komunikowania się.

2. Delegowanie zadań

Twój zespół potrzebuje wskazówek, aby dobrze wykonywać swoje zadania. Potrzebują kogoś, kto będzie trzymał ich wszystkich razem i kierował ich w stronę codziennych lub tygodniowych celów.

Delegowanie zadań jest super ważnym zadaniem, z którym musisz sobie poradzić. Im bardziej bezpośrednie i precyzyjne są Twoje instrukcje, tym lepiej będzie działał Twój zespół.

Dlatego zawsze staraj się:

• jasno wyznaczaj zadania i cele
• deleguj to, co każdy ma zrobić
• ustawiaj wysoko swoje oczekiwania
• w razie potrzeby dodawaj instrukcje i wyjaśnienia

Nie oznacza to, że powinieneś wykonać zadanie za nich. Po prostu daj im znać, czego dokładnie od nich wymagasz i monitoruj ich, gdy będą nad tym pracować.

3. Ustalcie wspólne cele

Trudno jest zarządzać efektywnością zespołu wirtualnego, ponieważ poszczególni członkowie zespołu mogą czuć się zdystansowani, oderwani lub odizolowani od reszty zespołu. Budowanie ducha zespołu może być trudne, a to może negatywnie wpłynąć na wydajność zespołu.

Aby utrzymać wszystkich razem i pracować nad ich wzajemną współpracą, włącz ich wszystkich w ustalanie celów dla firmy. Organizuj wirtualne spotkania i dyskutuj:

• co chcecie osiągnąć jako zespół
• jak każdy może się do tego przyczynić
• jaka jest najlepsza strategia, aby to osiągnąć

Niech każdy wypowie swoje zdanie i wniesie swój wkład. Dzięki temu, gdy będziesz wyznaczał nowe cele, wszyscy w zespole będą bardziej zmotywowani do wspólnej i ciężkiej pracy.

Pamiętaj, że nadal jesteś liderem i jesteś odpowiedzialny za zbieranie danych i informacji, tworzenie prezentacji i robienie badań rynku, aby pomóc w ustaleniu nowych celów. Możesz zlecić pomoc w pisaniu badań firmie piszącej "write my paper". Możesz ich używać do każdego innego rodzaju pomocy w pisaniu - sprawdzania gramatyki, korekty, pisania osobistego oświadczenia lub tworzenia prezentacji dla zespołu.

Upewnij się tylko, że jesteś dobrze przygotowany do prowadzenia każdego z tych spotkań.

4. Korzystaj z narzędzi do współpracy w zespole

Chcesz, aby Twój zespół był zmotywowany i osiągał wysokie wyniki. Jednak bez odpowiedniej organizacji żaden zespół nie może funkcjonować z powodzeniem.

Dlatego, aby uniknąć zamieszania, dezorganizacji lub chaosu, użyj narzędzia do współpracy zespołowej, które Twoim zdaniem odpowiada Twoim potrzebom.

Te narzędzia pomogą Ci:

• tworzyć kalendarze i harmonogramy pracy dla zespołu
• przydzielaj zadania i monitoruj ich postępy
• utrzymywać kontakt z członkami zespołu
• przechowywanie ważnych plików, dokumentów i materiałów, do których zespół musi mieć dostęp
• pomagać im w organizacji czasu pracy

Narzędzie do współpracy zespołowej może zmienić świat dla Twojego zespołu, więc zbadaj swoje opcje.

5. Regularnie udzielaj informacji zwrotnej

Nigdy nie należy pozostawiać członka zespołu w niepewności co do jego wydajności i wkładu w zespół. Niezależnie od tego, czy wykonują świetną pracę, czy nie, musisz się tym zająć.

Regularne udzielanie informacji zwrotnej musi odbywać się na dwa sposoby:

• indywidualna informacja zwrotna dla każdego członka zespołu
• grupowa informacja zwrotna dotycząca wyników pracy zespołu

Grupowy feedback najlepiej przeprowadzić poprzez wirtualne spotkanie. Można je zorganizować raz w miesiącu i zastanowić się nad poprzednim okresem.

W przypadku indywidualnej informacji zwrotnej, spróbuj być mniej formalny i uczyń ją częścią regularnej cotygodniowej rozmowy z członkami swojego zespołu. Daj im znać o rzeczach, które zrobili dobrze i o tych, które wymagają poprawy.

Twoje rady i wskazówki zwiększą ich wydajność i stworzą silną kulturę doceniania. Dzięki temu członkowie Twojego zespołu będą bardziej pewni swojej pracy i z tygodnia na tydzień będą się doskonalić.

6. Szanuj godziny pracy

W większości zespołów wirtualnych pracują razem ludzie z całego globu. Praca zdalna połączyła ludzi z różnych kontynentów i stref czasowych.

Dlatego czasem trudno jest utrzymać zespół razem. Nie można jednak oczekiwać, że będą oni cały czas online i dostępni.

Zamiast tego, musisz:

• zaplanuj spotkania i rozmowy z wyprzedzeniem, aby pomóc im zorganizować swój czas
• wiedzieć, kiedy każdy członek zespołu zaczyna i kończy pracę
• szanuj ich czas wolny

Byłoby ogromnym błędem w zarządzaniu, gdybyś nie szanował ich czasu. Staraj się nie wysyłać swoich e-maili 24/7 lub wykonywać niezapowiedzianych połączeń, chyba że jest to coś pilnego lub najwyższy priorytet. Szanuj ich godziny pracy, aby byli bardziej produktywni i zadowoleni.

7. Zapewnij im sprzęt

Jeśli Twój zespół nie ma odpowiedniego sprzętu, nie będzie w stanie działać na poziomie, którego oczekujesz. Ale nie możesz też oczekiwać, że będą mieli wszystkie potrzebne narzędzia i sprzęt i sami pokryją wydatki.

Dlatego pomóż im.

Możesz:

• pokrywaj koszty subskrypcji na korzystanie z narzędzi, oprogramowania i programów, których potrzebują
• pomagaj im w zakupie laptopów i innego potrzebnego sprzętu
• pokrywaj ich rachunki za internet

Mógłbyś pożyczyć im pieniądze na sprzęt i kazać im je spłacać poprzez miesięczne płatności lub podzielić koszty. Ty decydujesz. Tylko upewnij się, że masz ich plecy w uzyskaniu wszystkiego, czego potrzebują, aby wykonywać na najwyższym poziomie.

Końcowe przemyślenia

Aby efektywnie zarządzać zespołem wirtualnym, musisz utrzymywać ich blisko siebie i w ciągłej komunikacji. Wymaga to monitorowania, śledzenia i kierowania ich postępami, a jednocześnie dawania im do zrozumienia, że jest się przy nich. Należy również delegować zadania, wyznaczać cele oraz udzielać właściwej i regularnej informacji zwrotnej.

7 wskazówek, które wymieniliśmy powyżej, powie Ci dokładnie, jak zarządzać wydajnym i efektywnym zespołem wirtualnym. Wykorzystaj je, aby poprawić swoje umiejętności zarządzania i sprawić, że Twój zespół będzie lepszy każdego dnia.

Bio autora

Jessica Fender jest specjalistką od HR z długim stażem w doradztwie, zarówno dla organizacji, jak i osób poszukujących pracy. Jest również redaktorką w Writeload.