Zarządzanie projektami to zawsze trudne zadanie, ale prawdziwą sztuką jest prowadzenie całego procesu bez posiadania wystarczających zasobów do dyspozycji. Niestety, jest to częsty problem związany z zarządzaniem projektami, który zmusza wiele zespołów do naruszania harmonogramów i budżetów.

Jak wynika z raportu, mniej niż jedna trzecia wszystkich projektów kończy się w terminie i zgodnie z budżetem. Z innego badania wynika, że zarządzanie kosztami operacyjnymi jest największym problemem w zarządzaniu projektami, a kolejne miejsca zajmują kwestie terminów i wymiany informacji między zespołami.

Każdy z tych problemów ma coś wspólnego z zasobami wewnętrznymi. Czasami brakuje pieniędzy, aby wdrożyć najnowsze technologie, a innym razem możesz mieć do czynienia z nieefektywnymi członkami zespołu.

Niezależnie od tego, co jest przyczyną, Twoim zadaniem jest zidentyfikowanie go i przejście do kolejnego etapu bez narażania na szwank procesu pracy. W tym artykule, przedstawimy przegląd podstawowych zasobów projektowych i pokażemy 18 wskazówek, jak przezwyciężyć brak zasobów projektowych. Zaczynajmy!

Podstawowe rodzaje zasobów w zarządzaniu projektem

Każdy kierownik projektu ma za zadanie mieć oko na podstawowe zasoby potrzebne do pomyślnego zakończenia projektu. Musi znać szczegóły dotyczące każdego typu zasobów i szybko reagować, jeśli jedna lub lub więcej cech wydaje się niewystarczających.

W takich okolicznościach konieczne jest poznanie i zrozumienie najważniejszych kategorii zasobów projektowych. Chociaż zasoby mogą występować w wielu różnych formach, ogólną zasadą jest jest podzielenie ich na siedem kluczowych typów. Oto one:

• Budżet

Głównym zasobem każdego projektu jest, oczywiście budżet. Chociaż uważa się go za zasób drugorzędny, pieniądze mogą pomóc w szybszym i bardziej efektywnym ukończeniu każdego etapu procesu i bardziej efektywnie, po prostu poprzez zakup wszystkich innych rodzajów zasobów. Jedyną rzeczą, której której nie można kupić, jest druga kategoria na naszej liście.

• Czas

Dobrze zgadłeś - mówimy o czasie. Czasami projekt ma tak napięty termin realizacji, że nawet największy nawet największy budżet nie pomoże w jego pomyślnej realizacji. Prawdziwym talentem dobrego kierownika projektu polega na tworzeniu zrównoważonych harmonogramów, które są dostosowane do możliwości członków zespołu. członków zespołu.

• Projekt personel projektu

Możesz mieć tyle czasu na świecie i pieniądze, ale nie zastąpią one ludzi, z którymi się pracuje. To prawdopodobnie najcenniejszy ze wszystkich zasobów, który wymaga szczególnej specjalnej uwagi przez 365 dni w roku.

• Usługi

Wielu menedżerów polega na usługach zewnętrznych usługodawców, aby zrealizować pewne części projektu. Wyzwaniem jest nie tylko nie tylko wybranie najlepszego partnera, ale także zidentyfikowanie firmy, która odpowiada umiejętności Twojego zespołu.

• Sprzęt

Zdarzają się sytuacje, w których sprzęt staje się największą przeszkodą w realizacji projektu. Jest to jednak zazwyczaj najłatwiejszy problem do rozwiązania, ponieważ często można wynająć lub nawet pożyczyć niezbędny sprzęt.

• Materiały

Niezbyt wielu kierowników projektów w firm zorientowanych na usługi ma do czynienia z tego typu zasobami, ale może to być być dużym obciążeniem dla zespołów zajmujących się innymi dziedzinami pracy.

• Miejsce

Ostatni rodzaj zasobów w zarządzaniu projektami rzadko jest problematyczny. Mianowicie, zespół powinien zawsze mieć do dyspozycji przestrzeni biurowej, która gwarantuje maksymalny komfort i wygodę.

18 sposobów radzenia sobie z brakiem zasobów projektowych

Teraz, gdy znasz już rodzaje zasobów zasobów w zarządzaniu projektami, możesz szybko zidentyfikować słabe strony swojego przedsięwzięcia. Najważniejsze pytanie brzmi: jak pokonać tę przeszkodę? Czytaj dalej, aby poznać 18 sposobów radzenia sobie z brakiem zasobów projektowych.

• Wybierz jedno rozwiązanie i trzymaj się go

Może Ci brakować jednego lub kilku zasobów projektowych, ale najważniejszym celem jest obranie właściwego kierunku działania i trzymanie się go do końca. Wielu kierowników projektów popełnia błąd błąd polegający na przeskakiwaniu z jednego rozwiązania na drugie, ale prowadzi to tylko do większego tylko do większego zamieszania i spowalnia pracę zespołu.

• Skup się na rezultatach kontraktu

Jake Gardner, autor esejów specjalizujący się w tematyce biznesowej i finansowej, twierdzi, że zaleca się, aby zawsze, gdy to możliwe, nie obiecywać za dużo, a za mało dostarczać: "Jednak ta sama logika nie ma zastosowania w przypadku projektów o ograniczonych zasobach. W takim przypadku należy się skupić i skoncentrować wyłącznie na realizacji kontraktu".

• Utrzymuj pracy zgodnie z harmonogramem

Prawie każdy projekt boryka się z terminami, ale Twoim zadaniem jest dotrzymywanie terminów bez względu na wszystko. bez względu na wszystko. Jak to zrobisz, zależy od Ciebie i Twojego zespołu, ale jedyną rzeczą, która się liczy ważne jest przestrzeganie założonych ram czasowych.

• Wyjaśnij nowe cele

Nowo wykryty brak zasobów często zmusza kierowników projektów do wyznaczenia nowych celów i zmiany procedur operacyjnych. procedur operacyjnych. Jeśli masz do czynienia z takim samym problemem, musisz sprecyzować nowe cele celów i przedyskutować oczekiwane rezultaty ze wszystkimi członkami zespołu.

• Skorzystaj z z pomocy zewnętrznej

Jeśli brakuje zasobów ludzkich lub czasu, aby lub czasu na ukończenie projektu zgodnie z wymaganiami, należy skorzystać z pomocy zewnętrznej, aby uniknąć sporów z klientem. aby uniknąć sporów z klientem. Jednym z rozwiązań jest zatrudnienie zewnętrznego dostawcy do wysoce specjalistycznych zadań. Inną opcją jest zatrudnienie freelancerów do mniej do mniej wymagających zadań, takich jak administracja i praca papierkowa.

• Wykorzystaj praca w nadgodzinach - produktywnie

Praca w nadgodzinach nie jest bynajmniej nowością w świecie zarządzania projektami. Czasami nie da się wykonać zadania bez pracy bez zainwestowania kilku dodatkowych godzin w ten proces, ale Twoim zadaniem jest zagwarantowanie produktywności godzin nadliczbowych. W ten sposób unikniesz wypalenia pracowników wypalenia zawodowego, a jednocześnie dotrzymasz terminów.

• Wybierz stronę starannie dobieraj pracowników

Kolejnym szczegółem, o który należy się zatroszczyć jest staranny dobór pracowników. Chodzi o to, aby zachować równowagę między doświadczonymi i młodymi uczestnikami. Mianowicie, młodsi specjaliści mogą wnieść tak potrzebną dawkę energii, ale nie zastąpią starszych kolegów pod względem umiejętności i wiedzy. pod względem umiejętności i wiedzy.

• Zwróć uwagę na delegowanie zadań

Ta wskazówka łączy się z poprzednią. z poprzednią. Mianowicie, delegowanie zadań jest niezwykle istotne, ponieważ chcesz, aby najlepsi członkowie aby najlepsi członkowie zespołu skupili się na najbardziej wymagających działaniach. Z drugiej strony z drugiej strony, młodsi pracownicy mogą zajmować się wszystkimi innymi obowiązkami i w razie potrzeby konsultować się ze starszymi kolegami.

• Uzyskaj na stronie pozwolenie na odłożenie na później działań, które nie mają kluczowego znaczenia

Wskazówka numer dziewięć często ratuje życie dla kierowników projektów zmagających się z problemami z zasobami. Jak to możliwe? Cóż, pomysł jest prosta - wystarczy poprosić klienta o przesunięcie w czasie działań niekrytycznych które nie mają bezpośredniego wpływu na projekt. Pozwala to skoncentrować się na sprawach zasadniczych.

• Wyznacz podstawowe zadania

Prawdopodobnie możesz zaniedbać zadania administracyjne, ale należy też nauczyć się nadawać priorytety ważniejszym ważniejszych obowiązków poprzez określenie podstawowych zadań. Możesz wykonywać pracę etapami, zaczynając od zadań pilnych i ważnych. Oczywiście wszystkie pozostałe działania będą Oczywiście wszystkie inne działania będą kategoryzowane według tych samych parametrów ważności i pilności.

• Renegocjowanie umów z konsultantami

Rozróżnianie między istotnymi i nieistotnymi aspektami działalności nie jest łatwe, ale często jest obowiązkowe, jeśli jest często konieczne, jeśli chce się uchronić projekt przed niepowodzeniem. W takich okolicznościach kierownik projektu kierownik projektu powinien zacząć od renegocjacji umów z konsultantami, ponieważ często często pobierają duże opłaty, nie wnosząc żadnego znaczącego wkładu w rozwój projektu. w rozwój projektu.

• Nie chowaj się za papierkową robotą

To rozumie się samo przez się, ale ale musimy przypomnieć, że kierownicy projektów nie mogą chować się za papierkową robotą. Ty jesteś generałem, a Twoje miejsce jest w samym środku bitwy, więc pamiętaj, aby Dołącz do swoich podwładnych i pomóż im pracować szybko i produktywnie.

• Proś klientów o pomoc

To nie jest popularna wskazówka wśród kierowników projektów, ale zdziwiłbyś się, gdybyś dowiedział się, jak wielu klientów jest skłonnych podzielić się zasobami ze swoimi partnerami. W końcu są oni prawdopodobnie bardziej doświadczenie w danej dziedzinie, ponieważ pracowali już nad podobnymi projektami, więc dlaczego dlaczego więc nie poprosić o pomoc, zamiast przedłużać?

• Nie ma nic złego w zaniedbywaniu szczegółów

Chociaż głównym celem Twojego zespołu powinno być dostarczenie nieskazitelnego produktu, nie musisz być zbyt krytyczny wobec siebie, zaniedbując szczegóły. Jeśli brakuje Ci zasobów, nie możesz pozwolić pracować z tym, co masz teraz, a najmniejsze poprawki wprowadzać później. najmniejsze poprawki później.

• Przenieś swoją postawę antyperfekcyjną na zespół

Świadomość, że można zaniedbać mniej mniej istotnych wyników to jedno, ale przekazanie tego samego komunikatu zespołowi to co innego. W każdym zespole są perfekcjoniści, więc zrób wszystko, aby przekonaj ich, że to nie jest dobry moment na przejmowanie się szczegółami.

• Ponownie przeanalizuj budżet

Jeśli obawiasz się nadmiernych wydatków, być może powinieneś ponownie przeanalizować budżet, aby sprawdzić, czy jest w porządku. Twój finansowy może dojść do innego wniosku i dać zielone zielone światło do kontynuowania działań zgodnie z planem.

• Jasno przedstaw problem

Rozwiązania rzadko są bezbolesne, ale najgorsze, co można zrobić Najgorsze, co można zrobić, to ukryć się za codziennymi zadaniami i nie komunikować o problemie głośno i wyraźnie. Wszyscy muszą wiedzieć, że masz do czynienia z z brakiem zasobów, od członków zespołu po klientów, ponieważ jest to jedyny sposób, aby zmaksymalizować wydajność, a może nawet zaproponować nowe rozwiązanie.

• Poproś klienta o zwiększenie budżetu

Ostatnia opcja nie jest najpopularniejsza, ale nie zaszkodzi poprosić klienta o zwiększenie budżetu, jeśli oczekuje się, że wykonasz więcej pracy niż początkowo planowano.

Zależy od Ciebie!

Prowadzenie projektu z sukcesem nie jest w żadnym wypadku nie jest łatwe, ale staje się jeszcze trudniejsze, gdy trzeba poradzić sobie z brakiem zasobów. W takim przypadku należy przeanalizować całą sytuację i opracować i wymyślić realną strategię, jak wykonać zadanie przy pomocy tego, co się ma. Ze strony tym wpisie można dowiedzieć się następujących rzeczy:

• Główne rodzaje zasobów do zarządzania projektami
• 18 wskazówek, jak poradzić sobie z brakiem zasobów

Czy kiedykolwiek stanąłeś przed którymś z tych wyzwań operacyjnych? Który problem uważasz za najgroźniejszy? Czy znasz inne sposoby radzenia sobie z problemami związanymi z zasobami? Dokształćcie się i zostańcie najlepszymi kierownikami projektów!

BIO AUTORA

Liam Catalan jest autorem esejów z San Francisco w Kalifornii. Liam jest ekspertem w dziedzinie zarządzania projektami, ale pisze również na ale pisze również na wiele innych tematów, w tym na temat budowania własnej marki i rozwoju osobistego. Jest ojcem dwójki dzieci i zapalonym biegaczem długodystansowym.