Pozytywna ocena wniosku o dofinansowanie i podpisanie umowy o dofinansowanie projektu to tylko dwa z wielu czynników, które zadecydują o powodzeniu długiej drogi do realizacji inwestycji współfinansowanej ze środków unijnych. Drugą połową sukcesu jest rozliczenie środków otrzymanych z Unii Europejskiej.

Rozliczanie projektów UE

Większość przedsiębiorców uważa, że przygotowanie wniosku o dofinansowanie unijne i dołączenie niezbędnych załączników jest trudne. Przeczytanie dokumentacji konkursowej, oszacowanie wartości projektu i wypełnienie wniosku o dofinansowanie kosztów wymaga wiele nerwów i czasu. Mimo to, urzędnicy wciąż znajdują w złożonej dokumentacji błędy formalne, które trzeba poprawić. Kiedy wniosek zostanie już zatwierdzony, uzyska odpowiednią liczbę punktów i zostanie podpisana umowa o dofinansowanie projektu ze środków unijnych, trzeba uzbroić się w cierpliwość.

Jeśli wszystkie etapy realizacji projektu przebiegają zgodnie z umową, wnioskiem i harmonogramem rzeczowo-finansowym, rozliczanie funduszy unijnych jest łatwe i przyjemne. Jak to możliwe, że wszystko jest zgodne z dokumentacją, jeśli czas od złożenia wniosku do podpisania umowy trwa kilka lub kilkanaście miesięcy? Albo jeśli inwestycja została zrealizowana później? Zmieniły się ceny, zmieniły się warunki, w jakich będzie realizowana inwestycja. I co najważniejsze - sytuacja gospodarcza. Nawet jeśli rzeczywistość może być inna niż ta, która została przedstawiona we wniosku, to każda złotówka musi być odpowiednio rozliczona.

Co to oznacza: Rozliczyć projekt?

Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych to w najprostszej formie proces raportowania i dokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz procesu realizacji. Proces ten związany jest z zapisami we wniosku i umowie.

Złożenie wniosków o płatność jest wymagane do rozliczenia projektu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w kolejnych rozdziałach. Najważniejsze są umowy z dostawcami środków trwałych, prawnych i innych usług. Muszą oni również dostarczyć wystawione faktury i potwierdzenia przelewu, które poświadczą zapłatę za otrzymane produkty lub usługi. Jeśli w ramach projektu współfinansowane były wynagrodzenia pracowników, konieczne jest dostarczenie listy płac oraz potwierdzenia przelewu obowiązkowych składek do ZUS/US.

System rozliczania dotacji składa się z następujących elementów: umowa o dofinansowanie, kwalifikowalność wydatków (każdy program operacyjny ma własne zasady kwalifikowalności), wnioski o płatność, zaliczki, monitoring realizacji inwestycji, informacja i promocja dokumentacji projektowej oraz archiwizacja dokumentacji projektowej. Równie ważne są wyodrębnione konta analityczne w systemie finansowo-księgowym. W przypadku projektów realizowanych przy udziale środków z Unii Europejskiej konieczne jest prowadzenie każdego konta osobno. Zazwyczaj są to konta dla płatności zaliczkowych oraz dla płatności refundacyjnych.

Rozliczanie projektów unijnych może być trudne

Rozliczanie projektów unijnych może być trudnym zadaniem, szczególnie dla laików. Różni się ono znacznie od prowadzenia codziennej działalności gospodarczej. Wymaga precyzyjnego, skrupulatnego podejścia i dużej wiedzy na temat obowiązujących procedur. Każde odstępstwo od nich będzie uznane za błąd. Błędy te są dość częste w projektach unijnych w ramach Nowej Perspektywy Finansowej, ale można ich uniknąć.

Dla wielu przedsiębiorców przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu jest trudne. Nie mówiąc już o całej dokumentacji, którą trzeba stworzyć, a która często potrafi kosztować wiele nerwów. Niemniej jednak, realizacja i rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków unijnych może być łatwe i przyjemne. Wystarczy, jeśli wszystkie działania będą podejmowane zgodnie z warunkami umowy, wniosku oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym. Jest jednak pewien problem. Generalnie czas od złożenia wniosku do podpisania umowy może upłynąć, a ceny, warunki i sytuacja gospodarcza mogą się zmienić.

Jak prawidłowo rozliczać projekty unijne?

Rozliczanie projektu unijnego ma za podstawowy cel udokumentowanie wykonanych zadań i poniesionych kosztów. Rozliczenie projektu oznacza złożenie wniosków o płatność wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami. Jeśli projekt obejmował wynagrodzenia pracowników, konieczne jest złożenie przez nich list płac oraz potwierdzenie przekazania do ZUS (Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Urzędu Skarbowego) obowiązkowych składek.